13 apps que vão disparar a sua eficiência no trabalho

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A rapidez dos tempos em que vivemos...

Muita gente fala do futuro do trabalho e do trabalho do futuro, mas eu confesso que muitas vezes me questiono sobre o passado do trabalho. Apesar de ainda ter vivido quase duas décadas sem internet (sou uma millenial de inícios dos 80) custa-me imaginar como trabalhavam os nossos pais antes da era digital. 

O que faziam? O que sentiam? Provavelmente a frustração que nos invade hoje quando algo não funciona no momento não formava parte do seu leque de emoções primárias. Tarefas que hoje demoram questão de segundos (pesquisar um dado, fazer um telefonema, enviar uma informação a alguém), costumavam então demorar horas, dias ou até semanas. 

A questão é que a internet veio não só facilitar e dinamizar todos os processos de trabalho, mas sobretudo veio agilizar a nossa maneira de estar na vida até o ponto de precisarmos de tudo instantaneamente (ou pelo menos vivermos com a ofegante sensação de que tudo é urgente!).

...e a necessidade de sermos produtivos para sermos mais livres

Confesso-me uma apologista de uma vida tranquila  e de qualidade (motivo pelo qual escolhi morar numa vila e não na cidade), o que passa inevitavelmente por ter e poder desfrutar do bem mais precioso: tempo.

Acredito na máxima inglesa “Work hard, play hard”. Por isso (e porque durante os dois ou três anos que estive a trabalhar com os meus filhos em casa, a minha concentração estava limitada ao tempo em que eles dormiam — e que tinha de coincidir com a minha frescura mental e inspiração), hoje em dia valorizo a produtividade como uma aptidão crítica para manter a desejada qualidade de vida. E acredito que seja assim com toda a gente.

Quero partilhar 13 apps que me ajudam diariamente a ser mais produtiva nas horas de trabalho (work hard) para depois poder relaxar e desfrutar melhor da vida (play hard).

Vamos a isso?

1. Gestão de tarefas

Enquanto Assistente Virtual e gestora de uma equipa, trabalho com vários clientes, diferentes tipos de tarefas e horários divididos. Para não perder o fio à meada, e ter a certeza que nada me escapa, confio no Trello. Se não conhece esta ferramenta, sugiro que a explore e lhe dê uma oportunidade, porque é algo que francamente vale a pena.

2. Comunicação

Além dos já superconhecidos Whatsapp, Skype e Messenger, o Zoom tem-se revelado uma grata surpresa para usar em videoconferências. É muito intuitivo e fácil de usar e permite gravar as conversas para rever pontos importantes que possamos ter deixado passar.

3. Arquivo

A velha e fantástica Dropbox permite às equipas à distância partilhar documentos de maneira fácil. Pessoalmente uso várias contas para clientes diferentes e sinto que, em relação a documentos de cariz administrativo e legal, eles estão bem entregues.

4. Contagem do tempo

Não apenas porque na MLSoluciona funcionamos com pacotes de horas, mas simplesmente para monitorizar qualquer tarefa, uso o Toggl. É gratuito e permite ter vários clientes e projetos aos quais alocar o tempo usado. Devolve relatórios detalhados por tempo, cliente e projeto, o qual é muito conveniente para mantermos um orçamento à linha ou para fazer uma faturação precisa ao minuto.

5. Gestão de projetos

Trabalhar de maneira remota seria algo impensável há 15 anos. Hoje em dia, ferramentas como o Monday permitem de modo simplificado controlar projetos, tarefas, equipas, datas limite, milestones, etc. Só conheço a versão gratuita e já é muitíssimo prática.

6. Agendamento de emails

Já lhe aconteceu responder a um email mas na hora de enviar pensar que seria melhor enviar depois de determinada data ou hora? Boomerang resolve-lhe essa questão. Permite pausar a entrada de email na sua conta Gmail (se por exemplo quiser mesmo desligar durante um dia de descanso, ou se estiver a ver um vídeo no seu telemóvel), agendar envios e enviar recordatórios a quem não respondeu aos seus emails, são algumas das funcionalidades desta aplicação.

7. Assinatura profissional

Se, como eu, tiver de usar vários chapéus no seu trabalho ou na sua vida, ou se, pelo motivo que for, precisa de uma assinatura diferente no seu email, recomendo a utilização do WiseStamp. O certo é que uma assinatura com bom design dá um ar muito mais profissional às suas mensagens. Com WiseStamp pode removê-la em qualquer momento (mas atenção que antes terá de desinstalar o plugin dentro do seu sistema).

8. Arrumação de ideias

São quatro da manhã e acorda. Nos sonhos teve uma ideia genial ou de repente algo fez clique na sua cabeça. Nunca lhe aconteceu? (a mim tantas vezes!). Pegue no seu telemóvel, abra o Evernote e tome nota rapidamente — ou amanhã não se vai lembrar de nada. Se fizer isso, no dia seguinte, terá a sua ideia sincronizada no Evernote online. Esta app traz vários modelos de notas úteis em função da finalidade (mas confesso que eu só uso o editor básico 90% das vezes).

9. Procura rápida no Mac

Se é utilizador do Mac e conhece o Spotlight vai adorar o Alfred. Mesmo a versão gratuita é muito poderosa. Ajuda na procura de documentos, apps, etc., dentro do computador, mas também pode configurar rapidamente alguns atalhos para pesquisar na internet sem ter de: 1) abrir o explorador, 2) escrever o endereço, 3) carregar na opção da página que procura. Por exemplo, eu configurei o meu Alfred para que ao escrever as letras “MLB”, o meu explorador abra imediatamente este blog.. Simples e rápido de configurar, permite poupar muitos minutos em tarefas que repetimos com frequência. Se for utilizador de Windows, pesquise por “launcher” e vai encontrar várias alternativas semelhantes.

10. Digitalização de documentos

Está com pressa e precisa de enviar uma imagem de algo que tem em papel. Faz uma foto, mas a luz não é boa. Faz outra, mas a imagem fica torta. Para esses casos uso o ScannerPro, que faz uma correção imediata da imagem e consegue partilhar por email, GDrive, Dropbox, etc. Ter um scanner profissional no telemóvel por 4€ é o sinal de que o futuro chegou.

11. Design simplificado

Se, tal como me acontece a mim, o design não fizer parte do seu leque de competências, sugiro que experimente o Canva. Gratuito e fácil, permite criar postais, cartazes para as redes sociais, convites para eventos, etc. com resultados sorprendentes e um ar altamente profissional!

12. Máquina Virtual

Trabalha com Mac mas precisa do Windows para alguma aplicação? É o meu caso com os software que uso para traduzir profissionalmente. Durante anos carregava dois portáteis pelo mundo fora, até decidir instalar no Mac uma máquina virtual (que faz duas partições no disco e permite trabalhar ao mesmo tempo em Windows e em Mac), e instalar o Parallels. Se bem às vezes o Mac fica lento por causa das atualizações do Windows, a minha produtividade aumentou por não ter de carregar, abrir e fechar dois computadores, liga-los à rede, passar os documentos de um a outro, etc.

13. Inspiração

Leaders are readers. Para qualquer pessoa que goste de investir em si e no seu desenvolvimento através da leitura, não posso deixar de sugerir o Kindle (aplicação gratuita para ler os ebooks que compra na Amazon). Permite ler no telemóvel e ainda sincroniza com o aparelho Kindle (se como eu tiver a imensa sorte de ter um!). Quando tenho um tempinho livre ou fiquei com a lista de livros mais vazia, gosto de ir ver o Blinkist, uma app fabulosa para os mais preguiçosos, que oferece a sabedoria dos livros (supostamente) condensada em pequenos pacotes de informação… Na minha opinião não substitui o livro (por mais que a app diga que sim), mas transmite conhecimentos, inspira e dá vontade de ler mais sobre o assunto — ou até ler de fio a pavio o próprio livro!

Cá estão elas, 13 das aplicações que mais me ajudam a ser produtiva. Tentei fugir um pouco de aquelas mais básicas e conhecidas, na esperança de ajudá-lo a descobrir algo que de facto lhe permita gerir melhor o seu trabalho, a ganhar tempo — e por tanto a conquistar a sua liberdade.

Quantas destas apps já conhecia? Que outras usa e me pode recomendar?

Aguardo o seus comentários 😉

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