Ganhar tempo… com a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode ajudar a conseguir uma melhor gestão de tarefas e de tempo. Escolhi-a precisamente por ter-me ajudado a distinguir e dar prioridade ao que é importante em detrimento do que é urgente, e assim ganhar tempo e foco para o que é estratégico.

No final do artigo adicionei o link para uma folha xcel com a Matriz, que poderá descarregar e começar a preencher imediatamente.

Quem foi o Dwight Eisenhower?

Dwight Eisenhower foi um general do Exército dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial, e foi o 34º presidente de Estados Unidos entre 1953 e 1961.

Nos seu tempo enquanto militar e durante os dois mandatos que esteve no poder desempenhou elevadas responsabilidades políticas internacionais e trabalhou em dezenas de projetos de áreas relacionadas com estratégia militar e de desenvolvimento dos Estados Unidos (autoestradas, segurança social, etc.) e até projetos na área do espaço (NASA), etc. É por tudo isso um dos presidentes americanos melhor valorados de todos os tempos.

Não é difícil imaginar que uma pessoa com tanta responsabilidade e tanto sucesso utilizasse várias estratégias para se organizar, para se manter produtivo e focado, independentemente da quantidade de obrigações ao seu cargo ou da força das pressões externas. Por esse motivo, os seus sistemas têm sido estudados durante décadas por militares e profissionais de todos os ramos.

O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante – Dwight Eisenhower

A Matriz

A mais famosa ferramenta que nos deixou foi a chamada Matriz de Eisenhower (em inglês também Eisenhower box), que não é mais do que uma maneira simples de categorizar as tarefas pendentes e de atribuir uma prioridade a cada uma delas. Esta ferramenta pode usar-se como base para o trabalho diário ou semanal, mas também para sentar os alicerces que permitam delinear uma estratégia de projeto a longo prazo.

Conhece essa sensação de olhar para a agenda e ficar congelado, sem saber por onde começar? (Os ingleses chamam a esse efeito “Analysis paralysis”). 

Se também já sentiu isso, ou até o sente com frequência, se se refugia em tarefas irrelevantes que exigem menos energia mental do que o esforço para entender e priorizar todas as suas outras tarefas, convido-o a que aprenda comigo a utilização básica da Matriz de Eisenhower. Vai ver que rapidamente começa a detetar as suas necessidades e prioridades e vai custar-lhe muito menos passar da paralise à ação.

Como usá-la

 Classifique todas as tarefa que tiver em mãos tendo em conta dois conceitos: a sua urgência e a sua importância. 

Se colocarmos ambos fatores em eixos coordenados, obtemos uma matriz com 4 quadrantes:

  1. Q1Importante + Urgente -> FAZER
  2. Q2: Importante + Não urgente -> DECIDIR
  3. Q3: Não importante + Urgente -> DELEGAR
  4. Q4: Não importante + Não urgente -> ELIMINAR

Aqui um exemplo da minha matriz para o dia de hoje:

Ora vejamos o significado de cada um dos 4 quadrantes e como devemos trabalhá-los:

Quadrante 1: Fazer

Neste espaço identificam-se as tarefas a fazer imediatamente, que serão o foco para o dia de hoje.  Por tarefas “urgentes” entenda aquelas em relação às quais sente que deve reagir de algum modo: responder emails, devolver chamadas telefónicas, elaborar respostas a variadas solicitações, etc. 

Por tarefas “importantes” entenda aquelas das quais depende o sucesso do seu trabalho.

É bastante óbvio que com o crescimento do negócio e do nível de responsabilidade, aumenta o número de tarefas neste quadrante. Isto não é mau, antes pelo contrário, quer dizer que o negócio está mais do que vivo, e que provavelmente está a ver o retorno de uma estratégia efetiva de o que eu chamo “transição de quadrantes”, do Q2 para o Q1. Já lá vamos.

Quadrante 2: Decidir

Coloque neste aqui as tarefas que são importantes e estratégicas (alinhadas com a sua missão, visão e valores) a médio e longo prazo, e que à partida pode adiar.

Para mim, o valor crucial da Matriz reside neste quadrante. Se nos expusermos a vê-lo e refletir sobre ele repetidas vezes, acabamos por atribuir um peso “mais real” aos objetivos que queremos atingir. 

Repare: podemos achar-nos plenamente conscientes dos nossos objetivos (por exemplo: correr uma meia-maratona, ler 9 livros em 3 meses, melhorar uma competência específica), mas acabar por deixá-los relegados a um último plano por dois motivos:

  1. Por não serem considerados urgentes — e portanto são “apagados” da memória a curto prazo;
  2. Por exigirem de nós um esforço superior ao necessário para as tarefas dos outros quadrantes.

>> Como passar à ação nas tarefas do Q2?

A resposta está na mobilidade das tarefas, em termos práticos, o agendamento. Não precisa de ter um cliente zangado por trás para tomar determinada decisão, nem uma data de entrega a pisar-lhe os calcanhares para terminar um relatório importante, nem muito menos uma dor de costas excruciante para ir a uma consulta,… pois não? 

Então veja com clareza como pode conscientemente decidir passar uma tarefa do Q2 ao Q1, calendarizando-a e comprometendo-se a executá-la num tempo determinado.

Sinta a responsabilidade —e a liberdade— de ir alterando a urgência das suas tarefas a qualquer momento para se obrigar e comprometer a trabalhar na direção certa… e assim atingir resultados incríveis.

Quadrante 3: Delegar

eisenhower delegar

Neste espaço coloque tarefas que, por não serem urgentes nem importantes (ou estratégicas), são suscetíveis de delegar em terceiros. Também pode colocar aquelas atividades que pode executar após limpar o 1º quadrante.

>> Como libertar o Q3?

Identifique a pessoa adequada em quem delegar (um membro da sua equipa, uma empresa externa, um Assistente Virtual, ou até um familiar) e proporcione-lhe a formação e informação necessária. Se correr bem, o responsável por essas tarefas pode simplesmente tirar-lhe de cima todo o peso deste quadrante.

Por exemplo, na MLSoluciona tratamos diariamente de tarefas que os nossos clientes delegam em nós, tais como: gestão da agenda, filtragem de emails, pagamentos, faturação, atualização de blogs e redes sociais, etc. A maioria delas na verdade são recorrentes, e não extremadamente urgentes (porque gostamos de planear o trabalho com antecedência). 

Quanto às urgências não estratégicas que aparecem inesperadamente, deve saber que, se delegar em alguém de confiança, também estará em condições de tê-las resolvidas sem stress.

Quadrante 4: Eliminar

Finalmente, no último quadrante situam-se aquelas tarefas que, por não serem importantes nem urgentes, podem à partida eliminar-se sem qualquer risco. Poderá acontecer que no início da sua categorização este quadrante fique mais vazio, porque pode estar a atribuir importância ou urgência a quase tudo o que tem em mãos.

>> Como libertar o Q4?

Obrigue-se a contabilizar as horas necessárias para cada tarefa e veja se são de facto exequíveis. 

Talvez passe a ver com maior clareza que tudo o que queria fazer no início é humanamente impossível, se desejar manter intacta a sua sanidade física e mental. E isso vai obrigá-lo a tomar decisões. Podrá ter minitarefas que demoram menos de 1 ou 2 minutos, e que podem ser resolvidas no instante… (é o caso da minha última tarefa no Q4 hoje); nesses casos, faça logo!

Se ainda tiver dúvidas, faça uma sublista de tarefas:

  1. Prescindíveis: identifique e elimine o que de facto não é factível nem preciso, e elimine-o!
  2. Desejáveis: aquelas que de facto gostava de fazer algum dia. Quer deixá-las repousar? Poderá ter uma opinião diferente quanto à sua urgência ou importância na próxima semana. Acha possível delegá-las? Então passe-as para o Q3 e respire mais tranquilo.

Algumas perguntas importantes

Se bem à partida esta arrumação dentro dos 4 quadrantes parece simples, a verdade é que fazê-lo de modo contínuo não é fácil. A Matriz oferece uma abordagem clara para obrigar-nos a tomar decisões de maneira muito consciente e consistente, e é por isso que funciona.

De seguida, deixo algumas dicas que podem ajudar na sua aventura de ser mais produtivo com ajuda da Matriz de Eisenhower.

Se eu consegui explicar-me bem, terá percebido que os quadrantes que mais nos fazem avançar em direção aos nossos objetivos são os quadrantes do Importante, o Q1 e o Q2, e é ai que devemos focar os nossos esforços. Conseguir transitar o máximo de tarefas para os quadrantes inferiores (Q3 e Q4) será vital para aumentar a nossa produtividade. 

Para cada tarefa, questione-se:

>> Isto tem realmente que ser feito?

Pode estar a considerar, por uma questão de hábito ou porque as circunstâncias mudaram, tarefas que já não precisa de fazer.
 

Dou o meu exemplo: eu tinha um objetivo para o ano de 2019 que era aprender a datilografar a velocidade profissional, porque disso depende a minha produtividade a escrever artigos e traduzir textos, etc. Sucede que durante os últimos meses foram surgindo outras prioridades, e que com o treino estou de facto a melhorar o meu desempenho a escrever; por isso, este objetivo do Q2 vai para o Q4, e dai, vai ser simplesmente eliminado.

>> Haverá um método ou tempo melhor para fazer isto?

Poderá por exemplo sentir a necessidade de atribuir a uma determinada tarefa uma categoria diferente da que inicialmente tinha pensado, porque tem disponíveis recursos para fazer melhor, ou porque mudou a urgência ou a importância, etc.
 

No meu caso, estou ultimamente a tentar eliminar pagamentos que podem ser feitos com débito automático, e também a solicitar faturas eletrónicas em vez de em papel — o qual poupa tempo de arrumar ou processar papéis desnecessários.

Outro caso pode ser um objetivo geral ter de ser desdobrado em várias tarefas individuais (ex: Caminhar 30km/semana divide-se em 5 tarefas: caminhar 6km/dia).

>> Posso ainda delegar mais alguma coisa?

Pode acontecer aperceber-se que pode ser muito produtivo treinar alguém para fazer alguma atividade que considerava estratégica, e começar a delegar tarefas importantes. Se esse for o caso, deverá agendar a formação ao responsável como uma tarefa inicial, e agendar tarefas de acompanhamento, mas o peso do seu Q1 diminuirá drasticamente..

Comece já...

Se chegou até aqui, é porque tive a sorte de ter despertado alguma curiosidade em relação a esta ferramenta. 

Resumindo, os dois grandes desafios que poderá encontrar são:

  • Identificar o que é realmente importante e ficar com os Q1 e Q2 preenchidos apenas com tarefas estratégicas.
  • Transitar regularmente tarefas do Q2 para o Q1 (o ideal seria todos os dias!)

Agora proponho que descarregue a folha xcel que disponibilizo aqui

Faça o exercício e preencha com as suas tarefas assim que lhe for possível. Não é difícil mas exige algum tempo de concentração. No entanto, verá que compensa!

 

Numa próxima oportunidade partilharei como pode beneficiar de um gestor de tarefas para integrar estes quadrantes na sua agenda de forma mais ágil.

 

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